در مراکز معاملات ملکی بزرگ احتمال گم شدن اسناد و مدارک ملکی مهم بسیار زیاد است. نگهداری از این اسناد کار سختی نیست، اما بخاطر بی‌دقتی ناشی از مشغله‌های زیاد پرسنل، احتمال گم شدن آن‌ها وجود دارد. با نگهداری اصولی از اسناد به‌راحتی می‌توانید از گم شدن آن‌ها پیشگیری کنید. با اجرای راهکارهایی که در این گزارش توضیح می‌دهیم می‌توانید اسناد را با نظم و ترتیب در قفسه‌ها قرار دهید تا هنگام مراجعه دوباره، سریع آن‌ها را پیدا کنید و هیچوقت آن‌ها را گم نکنید. اجرای این راهکارها بسیار ساده هستند؛ مثلا تنها کافی است با چاپ پاکت ارزان و قرار دادن اسناد داخل آن‌ها، موضوع هر سند را مشخص کنید و آن‌ها را به‌صورت دسته‌بندی‌شده نگه دارید. در ادامه راهکارهای بیشتری برای جلوگیری از گم شدن اسناد و مدارک ملکی مهم پیشنهاد می‌دهیم.

اهمیت دقت و نظارت پرسنل بر اسناد و مدارک مهم

وقتی پرسنل همیشه حواسشان باشد و بعد از پایان کار با اسناد، آن‌ها را در جای مشخص خود قرار دهند. یکی از ایده‌های جالبی که بعضی از مراکز بزرگ معاملات ملکی اجرا کرده‌اند، چاپ بنر هشدار و یادآوری برای پرسنل است. با این بنرها، پرسنل همیشه به خاطر می‌آورند که اسناد و مدارک را در جای درست قرار دهند و هیچوقت گم نمی‌شوند. چاپ بنر هزینه زیادی ندارد، اما از مشکلات جدی ناشی از گم شدن و بی‌دقتی اعضای مجموعه پیشگیری می‌کند.

تعهد کاری پرسنل نیز اهمیت بسیاری دارد. خیلی وقت‌ها یکی از همکارها ممکن است موضوعی را فراموش کند، اما همکاران دیگر با یادآوری به او می‌توانند از بروز مشکلات احتمالی پیشگیری کنند. توصیه می‌کنیم در هر روز کاری یک یا چند بار اسنادی که با آن‌ها سروکار داشته‌اید را چک کنید تا مطمئن شوید در جای خود قرار دارند.

بهترین روش نگهداری از اسناد برای پیشگیری از گم شدن آن‌ها

ساده‌ترین روش پیشگیری از گم شدن اسناد و مدارک این است که آن‌ها را به‌صورت اصولی نگهداری کنید. حتما اتاقی را به‌عنوان بایگانی در نظر بگیرید و آن را قفسه‌بندی کنید. بعضی از انواع قفسه‌ها به‌صورت قابل حمل ساخته می‌شوند، سبک و ارزان هستند و برای نگهداری اسناد کاربرد دارند.

بعد از قفسه‌بندی کردن اتاق بایگانی، بهتر است به تعداد مورد نیاز زونکن سفارش دهید. زونکن‌ها برای قرار دادن دسته‌ای اسناد و مدارک مناسب هستند. برای دسته‌بندی زونکن‌ها می‌توانید از معیارهایی مثل مناطق املاکی که اسنادشان نزد شماست یا تاریخ عقد قراردادها استفاده کنید. بعد از پر کردن زونکن‌ها، آن‌ها را به ترتیب در قفسه‌ها بچینید. با این کار هم اسناد گم نمی‌شوند و هم هر بار به آن‌ها نیاز داشته باشید، به راحتی قابل دسترسی خواهند بود. نظم اسناد در زونکن‌ها همچنین باعث می‌شود اگر سندی گم شده باشد، جای خالی آن را در زونکن مربوطه ببینید و سریع‌تر آن را پیدا کنید.

بهتر است هرکدام از اسناد را در پاکت قرار دهید. چاپ پاکت ارزان با کاغذهای تحریر و سبک انجام می‌شود و امکان چاپ طرح‌های مختلف روی آن‌ها وجود دارد. می‌توانید نام و لوگوی سازمان خود را روی پاکت‌ها چاپ کنید تا در کنار محافظت از اسناد، یک قدم در جهت برندسازی هم انجام داده باشید. روی هر پاکت می‌توانید عنوان سند را درج کنید. بنابراین وقتی به دنبال اسناد می‌گردید، دیگر نیازی به باز کردن آن‌ها نخواهید داشت و به راحتی عنوان آن را از روی پاکت متوجه خواهید شد. اجرای این تکنیک‌های ساده در نگهداری اسناد و مدارک در هر سازمانی، بخش بایگانی را منظم و مرتب می‌کند.

بهترین روش برای پیشگیری از خسارت‌های ناشی از گم شدن اسناد و مدارک

استفاده از تکنولوژی‌های مدرن یک روش مناسب برای پیشگیری از خسارت‌های ناشی از گم شدن اسناد است. خیلی وقت‌ها دریافت نسخه المثنی برای یک سند چالش‌های بسیار زیادی دارد. مالکان باید مدت‌ها رفت‌وآمد کنند تا بتوانند پس از کاغذبازی‌های بسیار، نسخه المثنی سند خود را دوباره بگیرند. وجود یک نسخه پشتیبان از چنین اتلاف وقتی پیشگیری می‌کند. بهتر است مراکز معاملات ملکی نسخه پشتیبان اسناد و مدارک مهم ملکی را به‌صورت دیجیتال ذخیره کنند.

ذخیره اطلاعات در حافظه‌های ابری یا حافظه‌های سیستم‌های مرکزی آن‌ها را برای همیشه ماندگار می‌کند. در صورت گم شدن نسخه فیزیکی سند، نسخه دیجیتال آن در دسترس خواهد بود و دریافت مجدد نسخه فیزیکی را ساده‌تر می‌کند. حتی در بعضی از اسناد که کپی برابر با اصل هستند، امکان پرینت گرفتن از نسخه دیجیتال و استفاده به‌عنوان نسخه اصلی سند وجود دارد. مراکز بزرگ معمولا هاست‌های اختصاصی خود را راه‌اندازی می‌کنند، اما مراکز کوچک از هاست‌ها و فضاهای ذخیره‌سازی ابری اشتراکی استفاده می‌کنند تا هزینه نگهداری کم‌تری داشته باشد.

در صورت گم شدن اسناد چه باید کرد؟

در صورت گم شدن سند ملکی، مالک باید درخواست صدور سند المثنی داشته باشد. این درخواست در اداره ثبت ارائه می‌شود و مالک باید اطلاعاتی درباره مالکیت و علت گم شدن سند ارائه دهد. همچنین سه نفر باید اطلاعات ارائه‌شده توسط مالک را تأیید کنند و به مالک استشهادیه بدهند. بعد از آن اطلاعیه گم شدن سند در روزنامه‌های کثیرالانتشار چاپ می‌شود و اگر بعد از ۱۰ روز خبری مبنی بر پیدا شدن سند به دست نیاید، فرایند صدور سند المثنی آغاز خواهد شد. فرایند دریافت سند المثنی جزئیات حقوقی بسیاری دارد و حتی بعضی از مالکان مجبور می‌شوند با وکیل همکاری کنند و این فرایند را به او بسپارند. به همین دلیل است که توصیه می‌کنیم بیشترین دقت را در حفظ و نگهداری اسناد و مدارک ملکی مهم خود به خرج دهید تا از گم شدن آن‌ها پیشگیری کنید. با قفسه‌بندی، چاپ پاکت و زونکن کم‌ترین هزینه را صرف می‌کنید و از ضررهای مالی و زمانی بسیاری جلوگیری خواهید کرد.